Le Cabinet ELTEA (ci-après le « Cabinet ») attache une grande importance au respect de la vie privée et à la protection des données à caractère personnel.
C’est la raison pour laquelle le Cabinet traite les données à caractère personnel qu’il est amené à collecter en qualité de responsable de traitement, dans le respect de la réglementation applicable et en particulier du Règlement général sur la protection des données n°2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa dernière version modifiée (ensemble la « Réglementation Applicable »).
La présente politique de confidentialité a pour objectif de vous informer sur les traitements effectués par le Cabinet (catégories de données traitées, finalités et bases légales des traitements), sur la manière dont ces données sont traitées, sur les destinataires de ces données, sur les mesures prises par le Cabinet pour protéger vos données ainsi que sur les droits dont vous disposez sur ces données.
1. Quels traitements de données sont effectués par le Cabinet ?
Les catégories de données traitées par le Cabinet varient en fonction du contexte de leur collecte.
1.1 Données personnelles des utilisateurs du site internet
Par l’intermédiaire de son site internet accessible à l’adresse https://eltea.legal/ (ci-après le « Site »), le Cabinet est amené à collecter des données d’identification (en particulier nom et prénoms, adresse e-mail et numéro de téléphone) lorsque vous remplissez le formulaire de contact, ainsi que des données relatives à votre navigation sur le Site.
Dans ce cadre, les données personnelles sont traitées par le Cabinet aux fins (i) de gestion de votre demande ou réclamation et (ii) d’optimisation de votre navigation sur le Site.
Ces traitements sont fondés sur les bases légales suivantes :
- votre consentement s’agissant de la gestion de votre demande ou réclamation (article 6. 1. a du RGPD) ;
- l’intérêt légitime du Cabinet s’agissant de l’optimisation de votre navigation sur le Site (article 6. 1. f du RGPD).
1.2 Données personnelles des candidats
Dans le cadre du recrutement et des candidatures spontanées, le Cabinet est également amené à collecter des données d’identification (nom et prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, civilité), des coordonnées (notamment adresse postale, adresse e-mail et numéro de téléphone), des données relatives à vos études et à votre expérience professionnelle (niveau d’étude, années d’expérience professionnelle, secteur d’activité et/ou spécialité, niveau de rémunération demandé, fonctions précédemment occupées, niveau de langue, permis de conduire, type de contrat recherché) et toute autre information relative à la carrière et à l’éducation mentionnée par le candidat dans son C.V ou communiquées spontanément au Cabinet par le candidat.
Ces données sont collectées directement auprès du candidat lors de sa candidature ou sont fournies au Cabinet par des tiers (notamment sites d’offres d’emploi ou cabinets de recrutement).
Les données personnelles des candidats sont traitées aux fins (i) d’analyse de la candidature et (ii) de gestion du processus de recrutement.
Le traitement des données personnelles des candidats est fondé sur les bases légales suivantes :
- l’exécution de mesures précontractuelles dans le cadre de l’analyse de la candidature (article 6. 1. b du RGPD) ;
- l’intérêt légitime du Cabinet à recontacter le candidat dans le cadre d’opportunités d’emploi ultérieures (article 6. 1. f du RGPD).
1.3 Données personnelles des contacts et clients du Cabinet
Le Cabinet est également amené à collecter des données personnelles de contacts et de clients dans le cadre de l’exécution des missions qui lui sont confiées en tant que cabinet d’avocats et des contrats conclus avec ses prestataires.
Ces données incluent des données d’identification (notamment nom, prénom, fonctions), des coordonnées (notamment adresse e-mail et numéro de téléphone) et des données d’ordre économique et financier. Le cas échéant, en fonction des missions qui lui sont confiées, le Cabinet peut également être amené à traiter des données relatives à la vie personnelle et familiale et des données sensibles de ses clients le cas échéant.
Les données personnelles des contacts et des clients sont traitées pour les finalités suivantes :
- exécution des missions de conseil, d’assistance et de représentation confiées aux avocats du Cabinet ;
- gestion de la relation contractuelle avec le Cabinet ;
- envoi d’informations relatives à l’activité et à l’actualité du Cabinet ;
- gestion de la comptabilité et exécution des obligations légales (notamment fiscales) du Cabinet.
Ces traitements de données sont fondés sur les bases légales suivantes :
- l’exécution de la convention d’honoraires et/ou du contrat conclu avec le Cabinet (article 6. 1. b du RGPD) ;
- votre consentement s’agissant de l’envoi d’informations relatives à l’activité et à l’actualité du Cabinet (article 6. 1. a du RGPD) ;
- le respect des obligations légales auxquelles le Cabinet est soumis (article 6. 1. c du RGPD).
2. Qui sont les destinataires de vos données personnelles ?
Vos données personnelles sont uniquement destinées aux services internes du Cabinet ayant strictement besoin d’y avoir accès (avocats, salariés et stagiaires) pour les seules finalités susmentionnées.
Vos données personnelles pourront le cas échéant être transmises à des prestataires externes pour les besoins de l’exécution de la mission confiée au Cabinet (huissiers, experts, avocats tiers), à des sous-traitants agissant sur les seules instructions du Cabinet (prestataires informatique) et aux autorités judiciaires ou administratives avec lesquelles le Cabinet est amené à collaborer.
Toutes les personnes susceptibles d’avoir accès à vos données personnelles sont soumises à une stricte obligation de confidentialité (secret professionnel, obligation légale ou contractuelle) et assurent la sécurité de vos données.
Le Cabinet ne transfère aucune donnée personnelle en dehors de l’Espace Economique Européen, sauf si le traitement de votre dossier l’exige. Le Cabinet vous en informera préalablement et prendra toutes les mesures nécessaires afin de s’assurer que le transfert et le traitement de vos données personnelles hors de l’Espace Economique Européen présentent toutes les garanties adéquates.
3. Combien de temps sont conservées vos données ?
Vos données personnelles sont conservées pour la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités susmentionnées :
- les données collectées par l’intermédiaire du formulaire de contact du Site sont conservées pour la durée de traitement de votre demande ;
- les données relatives à votre navigation sur le Site sont conservées pour une durée de treize mois à compter de leur collecte ;
- les données personnelles collectées dans le cadre du recrutement sont conservées pour une durée de deux ans à compter du dernier contact du Cabinet avec le candidat ;
- les données personnelles des clients et contacts sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle.
Vos données personnelles sont supprimées à l’expiration de ces durées de conservation. Néanmoins ces données pourront être conservées au-delà en archives à accès restreint, à des fins probatoires en cas de litige ou à des fins justificatives auprès d’organismes extérieurs ou d’autorités administratives.
4. Comment sont protégées vos données personnelles ?
Le Cabinet met en place des mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles pour protéger vos données personnelles de tout accès interdit, intrusion, dégradation ou destruction, conformément à la Réglementation Applicable.
Ces mesures incluent la mise en place de technologies spécifiques conçues pour protéger votre vie privée, comme des serveurs sécurisés, la sauvegarde des données personnelles au sein d’un système redondé, des pare-feu et le cryptage SSL ou encore l’accès sécurisé par login et mot de passe, une politique de fréquence de renouvellement de mot de passe exigeant et complexe (8 caractères minimum, composé de chiffres, lettres, une majuscule et un symbole spécial) et un accès à distance sécurisé par accès VPN.
Le Cabinet s’assure que chaque personne ayant accès à vos données personnelles y soit dûment autorisée et soit soumise à une stricte obligation de confidentialité.
De plus, le Cabinet s’assure que tout prestataire ayant accès à vos données mette en œuvre des mesures de sécurité à tout le moins équivalentes à celles mises en place par le Cabinet.
5. Quels sont vos droits à l’égard de vos données personnelles ?
Conformément à la Réglementation Applicable et sous réserve des éventuelles limites applicables, vous disposez sur vos données personnelles des droits détaillés ci-dessous.
5.1 Le droit d’information
Vous disposez du droit d’obtenir des informations claires, transparentes, compréhensibles et aisément accessibles sur la manière dont le Cabinet traite vos données personnelles et sur les droits dont vous disposez à l’égard de vos données.
5.2 Le droit d’accès, de rectification et d’effacement de vos données personnelles
Le droit d’accès vous permet d’obtenir la confirmation que des données personnelles vous concernant sont traitées, d’y accéder et d’en obtenir une copie le cas échéant.
Dans le cas où les données personnelles vous concernant traitées par le Cabinet seraient incomplètes, obsolètes ou non conformes, vous disposez alors du droit d’en demander la rectification.
Enfin, sous réserve des exceptions prévues par la Réglementation Applicable, vous disposez du droit de demander à tout moment l’effacement des données personnelles vous concernant et ce, notamment (sans que cette liste soit limitative) :
- lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires au regard de la finalité du traitement initial ;
- lorsque vous considérez que ces dernières doivent être effacées en vertu d’une obligation légale.
5.4 Le droit à la limitation
Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles notamment dans les cas suivants :
- lorsque vous considérez que les données personnelles traitées par le Cabinet sont inexactes, le traitement de vos données sera limité le temps que le Cabinet en vérifie l’exactitude ;
- lorsque le Cabinet n’a plus besoin de traiter vos données personnelles mais que celles-ci lui sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
- lorsque vous vous opposez à un traitement de vos données personnelles qui serait fondé sur l’intérêt légitime du Cabinet, le traitement de vos données sera limité le temps que le Cabinet vérifie et examine votre demande.
Par ailleurs, si vous ne souhaitez pas que le Cabinet traite vos données personnelles, sans toutefois exiger que celles-ci soient intégralement effacées, vous disposez du droit de demander la limitation du traitement de ces données.
5.5 Le droit d’opposition
Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données personnelles par le Cabinet pour des raisons légitimes tenant à votre situation particulière.
Le Cabinet peut toutefois refuser de faire droit à votre opposition notamment lorsque le traitement est (i) justifié par des motifs légitimes et impérieux, (ii) imposé par une obligation légale ou (iii) nécessaire à la constatation, l’exercice ou à la défense d’un droit en justice.
L’exercice du droit d’opposition ne vaut que pour l’avenir et ne remet pas en cause la licéité du traitement effectué préalablement par le Cabinet.
5.6 Le droit de décider du sort de vos données après votre décès
Vous disposez du droit de décider du sort de vos données personnelles après votre décès, par la communication de directives que le Cabinet s’engage à respecter. Ces directives sont susceptibles de porter notamment sur l’effacement et la conservation de ces données personnelles, par le biais de la désignation d’un tiers de confiance chargé de veiller à leur bonne exécution.
5.7 Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle
Si malgré toute l’attention que le Cabinet porte à la protection de la vie privée et des données personnelles vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous avez le droit de contester les pratiques du Cabinet auprès de toute autorité de contrôle compétente et en particulier auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
6. Comment nous contacter ?
Pour toute question concernant la présente politique de confidentialité ou pour toute demande relative à vos données personnelles, y compris toute demande d’exercice de droits, vous pouvez contacter le Cabinet directement à l’adresse électronique suivante : hello@eltea.legal ou en adressant un courrier postal à l’adresse suivante : Cabinet ELTEA Avocats, 39 Boulevard Malesherbes, 75008 Paris.
Le Cabinet est en droit de vous demander un justificatif d’identité lorsque votre demande porte sur l’exercice de l’un quelconque des droits susmentionnés.
7. Modification de la politique de confidentialité
Le Cabinet peut être amené à modifier ponctuellement la présente politique de confidentialité afin de la compléter et/ou de l’adapter aux évolutions réglementaires en matière de protection des données personnelles notamment.
Lorsque cela est nécessaire, nous vous informerons des modifications ou changements significatifs apportés à la présente politique de confidentialité.
Dans les autres cas, nous modifierons la date de dernière mise à jour de la présente politique de confidentialité.
En tout état de cause, nous vous conseillons de consulter régulièrement la politique de confidentialité du Cabinet afin de prendre connaissance des éventuelles mises à jour ou modifications effectuées.
Dernière mise à jour : 23 janvier 2020.